Опис посла канцеларијски менаџер и неки други запослени у предузећу

Опис посла је дефиниција радних обавеза, ауторитета, одговорности и услова рада запослених у предузећу у складу са њиховом специјализацијом.

За реализацију интеракције са клијентима, као и за обављање административних и управљачких послова у структури организације, формира се посебна служба - канцеларија. Један од водећих запослених овог дела предузећа је менаџер канцеларије.

Опис посла менаџера канцеларије комбинује пружање и организацију рада канцеларије, као и интеракцију са другим јединицама које су на располагању у предузећу.

Послушајући директно руководству (директору) предузећа, администратор канцеларије се бави набавком, инсталацијом и пуштањем у рад канцеларијске опреме, израду и заказивање превентивног и рутинског одржавања, демонтаже и одлагања опреме која је исцрпљена.

Опис посла менаџера канцеларије такође укључује:

1. Осигурати припрему и организацију рада канцеларије.
2. Закључивање уговора за испоруку потрошног материјала.
3. Одржавање буџета трошкова, организација плаћања и регистрација пуномоћја.
4. Инвентар канцеларијског простора.
5. Организација документације у канцеларији, пријему и отпреми преписке.
6. Организовање потребног сервиса клијената предузећа, вођење пословних преговора са регистрацијом документације и накнадном анализом.
7. Координација и контрола рада канцеларијског особља, дистрибуција њихових дужности између њих, уз редовну анализу ефикасности њиховог рада.
8. Развој и имплементација система дисциплинске одговорности и мотивације канцеларијског особља , као и контрола њиховог спровођења.
9. Рендеринг у границама овлашћења помоћи запосленима у насталим радним тешкоћама.
10. Припремите координате и завршите нови радни дан.
11. Припрема извештаја.

У неким случајевима, пословна упутства администратора може укључивати вршење контроле над дизајном уреда, припрему и издавање материјала за процену за издавање клијентима.

Опис посла менаџера канцеларије одређује његов радни распоред и степен његове одговорности. Запослени може бити прихваћен или отпуштен по налогу руководства предузећа. Према утврђеном поступку, именује се особа која је администратор канцеларије у његовом одсуству. Опис посла менаџера канцеларије подразумијева и одлазак запосленог на службена путовања.

У структури предузећа постоји специјализовано одељење које пружа управљање запосленима предузећа у складу са кадровском политиком установљеном у организацији.

Опис посла кадровског одељења обухвата следеће главне одредбе:

1. Радити на избору, пријему и распоређивању радника потребних специјалности, професија и квалификација.
2. Организација сертификације запослених, дефиниција запослених који су поново подвргнути атестирању.
3. Припрема неопходних докумената за достављање институцијама социјалног осигурања, вођење евиденције у књигама рада, издавање потребних сертификата запосленима да обезбеде услове за одређено мјесто.
4. Спровођење систематске анализе рада кадровске структуре предузећа.
5. Организовање евиденције о времену, распоред распуста, дисциплинска контрола.
6. Јачање дисциплине, смањење промета запослених у предузећу.
7. Спровођење систематског рада у циљу стварања резерви предузећа.
8. Рачуноводство запослених у предузећу.