Пословни процес - шта је то? Дизајн, симулација, оптимизација пословних процеса

Савремени методи менаџмента компаније све више позајмити стране технике и технологије. И то не зато што је модерно, већ зато што је погодан и ефикасан. Један од ових метода разбија све рутинске послове на основним компонентама, а затим детаљно описује сваки добио пословни процес. Потребно је много времена, али изведена шема омогућава да пронађете и слабости и превише Блоатед одговорности и задатке јасно. Када троши управљање временом може да пренесе неке од својих надлежности низ мердевине, ослобађајући себи времена за стратешко планирање.

Живот према плану

Друга ствар је да је особље компаније често не разумеју значај овог поступка и поздравља спремност руководства да идентификују кључне пословне процесе. Ипак, све морамо да разумемо моделирање и опис основних операција сваке јединице, па чак и запослених. Што је још горе, ако се стање компаније постоје радници који су проучавали пословне процесе компаније. Они непрестано нешто питају, растресен и на други начин омета спровођење директних функционалне одговорности свих запослених. Шта да се ради?

Почнимо издалека. Сваког јутра, пре него што већина нас задатак - да долази на посао. За њене успешне решења треба времена да се пробуди, да заједно и да се у неком превозу (да ли је то лични аутомобил или метро ауто). Даље, свака компонента се може поделити на мање процедура: како да се пробуди на време, можете да подесите аларм, а можете да замолите некога да те пробудим, итд, без обзира на начин доношења резултат (благовремено буђења) је постигнут ... Али успон, накнаде и начин рада различитих методологија решења и крајњи резултат. Заправо, дошли смо до првог дефиницији.

За шта је све што је потребно

Дакле, пословних процеса - специфичан низ једноставних акција које трансформишу ресурсе у корисну крајњег производа. У нашем примеру живота, постоје три различита процеса, од којих сваки захтева своју улазне информације и након неког манипулације доводи до жељеног резултата. Иди на компанију. Без обзира на ваш посао у свакој компанији рад се одређује према професионалном односу запослених: преноса података, дефинисање потребе за производ, анализа производње и ресурса, итд И то је важно напоменути да су сви горе има вредност само ако се испуне три услова ..:

- Информације дати заинтересовани у свом раднику;

- то се ради у право време;

- облик у којем је представљена информација, је прилично једноставна и јасна.

Да сумирамо горе, може се рећи да је пословни процес - је проток информација, одговарајући на три питања: шта, где и када. То је због тога рад је изведена глатко и непрекидно, неопходно је утврдити његове компоненте. У том случају ће бити дуплирања послова, недостатак уметника или застоја.

Када јасно дефинисан пословних процеса, сваки запослени престаје да буде неопходно. Не заборавите колико пута је морао да чека, када ће бити болница (или се врате са одмора) неки од његових колега; у вашем одсуству на телефону једноставно не престаје да звони, а сви покушавају да схвате шта и како радите. А ако одговори на захтјев за смернице и направио прилично детаљан опис пословних процеса, можете навијати и мирна и опустите се, а понекад само за ручак ...

Враћајући се на дефиницијама формалних језика, ми ћемо тврде да је опис пословних процеса, компанија ставља ове циљеве:

• разуме целокупну структуру организације и одредити динамику њеног развоја;
• идентификују тренутне изазове и могућности за њихово превазилажење;
• успоставити јасна за све учеснике (програмере, корисницима, клијентима, итд ...) циљеве и задатке система;
• формулишу захтеве за потребног софтвера.

Наравно, сама по себи, опис пословних процеса није од значаја. Али овде је за реинжењеринга - примарни задатак. Само разумевањем структуре односа, као и начин на који се улива информације, можемо говорити о промишљања семантичку оптерећење како предузећа и његових појединих дивизије. Али реорганизација треба да се спроводи у циљу постизања неких циљева: да се побољша квалитет услуге купцима; смањење трошкова; пружајући већу слободу у доношењу одлука извођача (смањење погледу извођења радова) и тако даље. г.

једноставна класификација

Најчешће, потреба да се опише пословне процесе информационих појављује у предузећима са функционалним-оријентисане структуре. Чињеница да су циљеви и циљеви различитих одељења може бити у супротности један са другим. То ће довести не само до смањења профитабилности компаније, али и његовог губитка конкурентности.

Савремени приступ управљању је све процес у природи. Сав рад се сматра као посебан скуп процеса (од којих се сваки састоји од једног или више основних операција). Да формализује и стандардизује приступ који је усвојен по категоријама такви процеси (класификација одвија у односу на производу додату вриједност):

• Основна - они кроз које је компанија остварује приход: производња, маркетинг, снабдевање;
• Контрола - оне које постављају циљеве и циљеве одељења и конкретних извођача;
• подршка - они који пружају производне ресурсе, али не додају вредност финалног производа: припрема и избор особља, финансијске подршке, правној заштити, итд ...

Поред поменуте независности људског фактора и поједностављено адаптације нових радника, опис пословних процеса омогућава ефикасно управљање оперативне трошкове компаније.

својства

Сада постаје јасно да је друштво за управљање мора не само да идентификује тече релевантне информације, али јасно описати све активности. Пошто смо већ знамо да пословни процес - део укупног посла, прелазећи са једне особе на другу (у својој функционалној јединици или не - није битно), а затим пређите на чињеницу да све на свету може да се уједињене. Професионални активност - чак и више.

Без обзира на оквиру сваког пословног процеса може се описати са истим карактеристикама.

- Интерфејс - ово је почетак и крај једноставне операције.

- Власник - фирма запослени, који не само да има потребне ресурсе за рад са, али и планира, анализира, управља процесом; и што је најважније - то је одговоран за резултат.

- Пријава - Информације порука примљена у било ком облику прихваћен у предузећу, којим се утврђује потребу за информацијама и означава почетак процеса.

- Излаз - информација или материјализује део производа који се конзумира изван извођача клијенту.

- Артист - особље компаније, која се бави истом процесу.

- Извори - материјал или информације о активностима које не мењају током рада (и само служи да се преобрази информацију улаза у финални производ).

- Контрола квалитета - индустрија или унутрашње (маде би Друштва) индикатори да се утврди ефикасност рада.

Обавезно избор основних процеса

Наравно, није свака компанија мора да буде опис пословних процеса. Ипак, постоји велики број случајева који не раде без тога досадан. Који су главни:

• Делатност предузећа је аутоматизовано. У том случају, пословних процеса дијаграм преводи потребе купаца у једноставним језиком програмера.
• Побољшање активности компаније. Не само модернизацију опреме и технологије како би се побољшао финални производ; оптимизација пословних процеса пружа прилику да идентификује предности и слабости у раду и предузме одговарајуће решење контроле.
• Сертификација организација за међународним стандардима (ИСО). Направљена је иста за све запослене у систем контроле квалитета.

Како да поднесе опис купца

Моделирање пословних процеса захтева опис сваке ставке. Како се то ради безболно за организацију? Три главне методе усвојене у светској пракси: текст, графички и табеларни.

Опис текста подразумева све напретка на једноставан и разумљив низу. Форма и садржај може бити слободан (ако сте још увек није развијен међународне или индустријске стандарде) и регулисан докумената. На пример: Одељење продаје преноси рачуноводствену документацију за период у одељењу за планирање; запослени у одељењу за планирање да обавља аналитички рад да се утврди дистрибуција и динамику потребе да се прилагођавања у производњи; резултат одељења за планирање се преноси на маркетинг одељење, где је анализа узрока раста (пада) продаје и м. д.

Графички пословних процеса дијаграм омогућава визуализацију резултата аналитичког рада. Нема потребе да се да визуелна перцепција информација најефикасније подсетити. Због тога, све врсте графикона и дијаграма нам омогућава да брзо схвате шта се догађа и пронаћи право решење.

У случајевима у којима је главни задатак реформе активности - оптимизацију пословних процеса, потребно је користити образац табеларни да их опише. Са њим лакше да схвате редослед корака и правац протока информација. Тип плоча садржи не само опис функције регуларних јединица, али и графикони улазних и излазних докумената, наслов (може се одредити као целину, и запосленом) и тако даље. Д.

Како описати пословни процес

Није довољно да се изврши анализу пословних процеса. Најважнија ствар у овом случају је тачно, али у исто време и једноставност описа. За почетак да артикулише име једног процеса. То ће помоћи да разумеју своје карактеристике, перформансе и логику у укупном ланцу производних активности.

Онда би требало да наводи који улазне информације потребне за правилно извршење задатка, као и листе пружање ресурса. Забележено је низ једноставних операција, од којих је процес неће пропустити и не заборави ништа.

Моделирање пословних процеса не могу без власника процеса и праћење њеног система имплементације. У том смислу, треба нагласити у опису стандардним условима радног учинка и листу докумената који се шаљу на следећем линку. Ако поједностави опис треба да изгледа овако: "... након анализе продаје за период одељење за планирање запослени испуњава успостављени облик (табле), која преноси на одељењу за маркетинг ..."

Поједностављена схема описа процеса производње

У изради описе најчешће запослени су суочени са чињеницом да не знају како да вербално комуницира садржај свог рада. Да пословни процеси систем је био јасан и структуриран, можете да направите белешку. То се одразило на питања која треба да дају јасан и детаљан одговор колико је то могуће. Дакле, шта су питања?

• Шта? Она описује да је посебно направљен у овој операцији.
• Зашто? Преноси операцију мету.
• Када? Он одређује ко иницира да се изврши.
• Ко? То се односи на специфичне уметницима.
• Како? Он наводи потребне ресурсе.

Развој пословних процеса указује на то да можете да користите све начине да се опише. Тако, добијате највише детаљан план рада. Графички оличење ће открити однос функционалних јединица, и сто текста, и да садржај сваке операције. Нажалост, аутоматизација пословних процеса није могуће без овог дуготрајног претходне радове.

Како да се прикупе информације

У пракси је познато многе начине како да добију потребне информације. Прво морамо да анализирамо регулаторних докумената који регулишу запослених у компанији. Онда би требало да спроведе личне разговоре са сваким непосредни извршилац да би се описала садржај његовог рада. Даље, да усавршава и разјасне спорна питања, консултанте, аналитичари морају да користе прати спровођење пословних процеса.

Ако свеобухватни приступ у решавању проблема, аутоматизација пословних процеса, не изгледа тако досадан и узалудним.

Радна група

Па ипак, ако је главни задатак компаније - аутоматизација пословних процеса, и привлачење страних Манагемент Цонсултинг компанија нема намеру да, нужно поставља питање: "Где да почне?" Први корак је радна група од запослених у компанији. Пожељно је да су чланови радне групе имају одличне аналитичке способности и способност да слуша. У ствари, као што је већ речено, највећи део посла је да спроведе личне разговоре са пословним процесима извођаче.

Следеће, морате да направите реалну слику о функционисању система. Што се тиче модернизације рада предузећа и донети профит говорити о савршеном реструктурирања је вероватно да ће доћи до. Због тога је неопходно да се поправи систем и правац протока информација на почетку оптимизације.

Оно што је у опису

Да би се избегла конфузија и двосмисленост у опису пословних процеса, стручњаци препоручују коришћење процеса карата. Овај стандардизовани документи који омогућавају да обједини све поступке без обзира на сфере утицаја уметника и сложености описаних операција.

Сваки опис се може поделити на следеће компоненте:

• процесс јединствена форма (обично табле);
• пословни процес карта (може бити представљени у било ком облику - текстуални опис, графички или табле);
• руте (долазни и одлазни проток информација, ресурса и финансије);
• матрице разних пословних процеса (Табела интеракције између различитих процеса који омогућава да издвоји примарне и секундарне токове и операције);
• дијаграм (дијаграм пословног процеса);
• Детаљан опис текстуални;
• документовање (креирање документа која потврђују извршење процеса);
• идентификовање индикатора пословног процеса (претраживање перформансе и индикаторе, који се може контролисати не само напредак, али и квалитет);
• прописи (другим речима, опис посла).

индикатори

Као што је већ више пута истакао, сваки процес мора бити нешто мери. Потребно је пре свега за процену ефикасности целог предузећа. Најчешће, стручњаци препоручују да тестира пословних процеса у четири фактора: време, трошкова, квалитета и квантитета.

Али пословних процеса модели су динамични и разноврсни. Тако да често није довољно да се оцени само брзину извођења радова; морате узети у обзир услове рада и предузећа инфраструктуру. Поред тога, скоро сви индустрија не може да постоји без добављачима, финансије, логистику и партнера. Ово је такође мерљиви показатељи.

И, наравно, не смемо заборавити медија и људског фактора. Што је већи степен обуке, мање времена је потребно да се размотри упутства и унос података.

У срцу већина принципа структуралне анализе и дизајна (САДТ - Струцтуред Аналисис анд Десигн Тецхникуе) методологију моделовања је сада постављен, као и неке алгоритамских језика. Можете говорити о постојању неколико основних модела за анализу пословних процеса:

- моделирање пословних процеса - у ствари, моделирање - открива функционални аспект компаније постојања.

- Рад протока Моделирање - описује процес рада и слично цртање фловцхартс.

- тока података моделирање - за разлику од претходног, описује ток података (информације); Намењен је за производњу низ операција.

Схевхарт циклус, Деминг

Главни пословни процеси (1Ц вам омогућава да их одвоји од опште листе) се препоручује да опише у посебном документу под називом "Правила производног рада." Све што је мање значајан у природи или се састоје од малог броја једноставних операција, обично су описани у опису посла.

У изради правила морају узети у обзир услове циклуса сталног унапређења друштва (модела Схевхарт-Деминг). Његове одредбе тврде да оптимизације и побољшања - бескрајном процесу. Односно који се састоји од таквих административних одлука сада управља зачарани круг: планирање, извршење, контрола, подешавање.

У изради пропис треба да узму у обзир принципе који осигуравају модел усклађеност Схевхарт-Деминг:

1. Израчунавање циљева за наредни период.
2. Анализа динамике одступања и документације наводних узрока.
3. Одређивање корективних операција и анализирати њихову ефикасност.

Развој модела треба да буде у складу са правилима пословања. Као општеприхваћена правила у корист нормативно-правне основе државе у којој компанија послује. Други модел је основа за корпоративну политику компаније.

Имплементација система управљања квалитетом, морате да се брине о развоју и хармонизацији пословних процеса. Као што је раније поменуто у овом чланку - није увек особље компаније разуме значај модернизације почео. Довођење сваком запосленом важност стварања ефикасне модел пословних процеса - задатак вишег руководства.

За то је добро успостављен и добро осмишљен систем не само да ће поједноставити узимајући сада у складу са међународним стандардима квалитета ИСО 9001: 2008, али и значајно побољшати ефикасност сваког запосленог.

Оба ова фактора воде компанију да повећа конкурентност на тржишту, што, заузврат, има благотворно дејство како за инвеститоре и клијенте.