Опсег случајева. Редослед формирања

Сви документи након њиховог извршења морају бити груписани у случају. Термин "бизнис" у складу са ГОСТ 51141-98 треба разумети ниједан документ или скуп докумената, који се односе на одређеном правцу организације и стављени у фасцикли под одвојеном поклопца. За правилну формирање, складиштење и евидентирање случајева у свакој организацији мора сваке године (узимајући у обзир промене у спољном и унутрашњем окружењу) компоненте номенклатура послова, што је од суштинског значаја за брзу претрагу докумената.

Када формирања послове из било које јединице треба да се руководи захтевима јединственог државног система евиденције. Главне одредбе су постављене у ГОСТ 51141-98, главним документима Архива одељења руске владе, смернице Архива тела, спискове документарног материјала. То је императив у складу са условима чувања докумената и досијеа. Ако организација са сложеном структуром и многе функције у сваком одељењу и преко организација користи јединствене принципе организовања докумената, формирање и индексирања случајева. Због тога службенике номенклатура Аффаирс Департмент, квалитет услуга, било која друга структурна јединица треба да се формира или организација, узимајући у обзир захтеве нормативних докумената.

На првом кораку је да се идентификују проблеме и категорије докумената, који мора да садржи Номенклатура јединица или организација случајеве. Требало би да наставимо из потребе да се покрије цео износ документације како би створили и примају. Када видите нове питања која нису обухваћена номенклатуре, потребно је направити додатке. Форма послове номенклатура би требало да омогући благовремено ажурирање. Стога, када индексирање послова треба да обезбеди могућност нових индекса и искључује замене претходно додељене индекса већ формиране случајева. Доношење незавршени посао пренет у следећи распон година од очување оригиналног броја.

Наслов сваком случају мора бити јасно и потпуно открио састав предмета и садржај докумената који се налазе у овој фасцикли. На фасцикли мора да буде наведена индекса и рок трајања предмета. Консолидација случајева врши се на основу номиналног, на пример, наредбе, протокола, упутства и тако даље. Предмети се могу конфигурисати детаљно, на пример, коресподенција са одређеном репортер, преписку за набавку сировина, преписке са новинарима, комбинованим на територијалној основи, и тако даље.

Када груписање документи треба да обрате пажњу на услове њиховог складиштења. Не могу да се комбинују у једну списа привременог и трајног складиштења или различитим периодима складиштења. није дозвољено је да се укључи у нацрту споразума, небитне документи или копије опције множи. У формирању послова треба проверити у присуству свих докумената потписа и правилно одобрење.

Индексирања послова и редослед приоритета треба да буде по важности. Први наводи најважније документе (наредбе, прописе и друге административне документе). Номенклатура послова треба да садржи индексе и заглавља послова, услове складиштења, наређење за евакуацију. Опсег случајева одобрених од установљеног поретка у организацији и договорених са службеником на Државном архиву у региону. На крају године у номенклатури издао коначну евиденцију која показује број случајева који су отворени током целе године у свакој категорији. Подношење случајеве трајног архивирања или одлагања случајева привременог складиштења (на дан доспећа) се врши према утврђеној Упутством о канцеларијском-раду на десној страни организације.