Врсте номенклатуре послова, њихових карактеристика и сврхе

Организација ефикасног тока посла у предузећу је немогућа без стварања одговарајућих услова за то. или на бумажных носителях. Једна од њих је номенклатура предмета у електронској форми или на папирним носачима. Ако је специјалиста чије су активности везане за документе, питајте: "Наведите врсте номенклатуре предмета" - тада га мора непогрешиво назвати. Чињеница је да су такви запослени дужни да знају класификацију како би се брзо кретали у низу документације.

Номенклатура случајева: концепт, врсте, садржај, значење

Прије описивања реда стварања неопходно је разумјети терминологију. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Врсте номенклатуре случајева су категорије систематизованих спискова имена скупова докумената развијених у утврђеном облику, формираног на предузећу у току своје дјелатности са индикацијом периода чувања. Они су неопходни за брзу претрагу неопходних радњи. Брзина папирологије зависиће од квалитета номенклатуре. Листе се користе за дистрибуцију и груписање имплементираних докумената у фасцикле, консолидовање индексирања, успостављање периода складиштења. Они пружају креирање референтних фајлова и дјелују као извор рачуноводствених информација. , как типовая, примерная, индивидуальная. У пракси се користе такве врсте номенклатуре случајева , као примјерне, примјерне, индивидуалне. Предузеће је обавезно самостално израдити списак узимајући у обзир специфичности својих активности.

Захтеви

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. С обзиром на врсте номенклатуре предмета, њихове карактеристике и сврху , нормативни акти дефинишу правила која се користе при изради нацрта. Када формирате спискове, требате:

1. Придржавајте се јединства приступа организацији рачуноводства, описа, систематизације, претраживања и чувања документације.
2. Користите индексирање. Омогућава увођење промјена, исправки и допуњавања релевантних дијелова листе.
3. Контролишите стабилност индекса.

Опште карактеристике

, указанные выше. На кратко ћемо размотрити сврху и врсту номенклатуре горе наведених случајева . Индивидуалне листе се развијају за одређену организацију. Одражавају документацију која се користи у свакодневним активностима. У једној индустрији, по правилу, укључују се предузећа која користе исту врсту радње. номенклатуры дел. Типичне и узорковане номенклатуре случајева користе се за њихово уједињење и груписање. Други имају препоруку. дел являются обязательными. Типични типови номенклатуре случајева су обавезни. Они обично успостављају јединствену индексацију за предузећа у цијелој индустрији (систем). Типичне и примјерне номенклатуре састављају организације вишег нивоа. Оне служе као основа за формирање појединачних листа за одређена предузећа. Оне, заузврат, подлежу сагласности са вишим структурама. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Врсте номенклатуре предмета и њихова регистрација су у надлежности квалификованих стручњака. Учествују у састављању спискова и организовању рада са њима. Формиране номенклатуре треба ускладити са канцеларијом и архивом предузећа.

Важан тренутак

Номенклатура случајева мора бити присутна на сваком предузећу, без обзира на постојање модела или модела. За организацију развој сложеног документа сматра се оптималним. подразделений. Укључује све врсте номенклатуре одјељења. Консолидована листа је координирана са одговарајућом архивом. После сагласности шефа, екстракти одељења се шаљу на структурне јединице за употребу у раду.

Специфичност компилације

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. За запослене који развијају листе, важно је знати не само које врсте номенклатуре постоје , већ и састав, број докумената који се користе у предузећу. У својој дјелатности стручњаци користе одредбе о организацији, актуелним и прошлогодишњим листама аката, распореду особља, класификаторима, инвентарима, референтним картицама итд. Шема класификације номенклатуре ће прије свега зависити од структуре предузећа. Од великог значаја су функције које организација спроводи. С тим у вези, и унутрашње поделе и задаци управљања могу служити као категорије класификације.

Врсте докумената

Номенклатура предмета мора садржавати сва дјела која одражавају активности предузећа. Документи који користе јавна удружења укључени су у спискове организације према којој су основане. У номенклатури могу бити непотпуни случајеви који су дошли од треће стране за одлучивање, референтне картице. Штампана издања нису укључена у листу. Они укључују, посебно, збирке резолуција, билтена, референтних књига, апстрактних часописа, брошура, индекса и тако даље. Абецеде и други пратећи материјали нису укључени у номенклатуру, која не одражавају главне правце рада организације.

Општи ред

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Текст номенклатуре предмета састављен је у облику списка секција и подсекција класификационе шеме. У овом случају означени су заглави комплекса докумената. Нужне информације из докумената се евидентирају у облику изјава. Након тога, користе се у формирању нацрта номенклатуре. Листа може изгледати као сто. На пример:

Номенклатура предмета у поправној школи од 8 врста

Дефиниција текста за наслове

Извршава се у складу са утврђеним правилима. Конкретно, они морају:

1. У генерализованом облику, јасно одражава садржај предмета, састав документа који се стављају у њега, врсту и функционални идентитет.
2. Укључите обавезне елементе који се налазе у јасној секвенци:

• Име типа или подтип. То може бити кореспонденција, часопис, наредбе, протоколи и тако даље.
• Име организације / структурне јединице. Овде ћете наћи информације о програмеру / аутору документа.
• Име предузећа на које ће бити послата акта која ће бити послата у овом случају ће бити адресирана или из које се намјерава примити.
• Кратак опис докумената.
• Назив територије са којим је садржај дјела повезан.
• Период (датум) којем припада документација која се налази у предмету. Такође пружа информације о доступности копија.

Ради на једном питању

При формулисању заглавља случајева у којима су такви папири присутни, уколико нису повезани са секвенцом извршења, користи се реч "документи", а на крају (у заградама) су назначени њихови главни типови. То могу бити извештаји, планови итд. Текстови, на пример, могу бити: "Документи о одржавању семинара о архивској делатности предузећа (листе препоручених образовних и методичких публикација, спискова)."

Кореспонденција

Ставови предмета у којима је садржан садрже одговарајући израз. Након речи "преписка" наведите, по ком питању и са ким је извршено. У наслову случајева у којима постоје слова хомогених дописника, њихова имена нису дата. Уместо тога, назначите њихове уобичајене врсте. На пример, текст може бити: "Преписка са филијалама организације о питањима годишњег извештавања и планирања". Ако постоје писма из различитих дописника у овом случају, такодје нису наведени. У овом случају треба навести само предмет комуникације. На пример: "Кореспонденција о питањима везаним за прилагођавање кадрова". Име одређеног дописника упућује се само када случај садржи слова само њему и њему.

Документи везани за одређене локалитете

Ако се формирају случајеви из таквих дела, називи релевантних административно-територијалних јединица су назначени у насловима. Треба узети у обзир низ нијанси:

1. Ако се садржај скупа докумената односи на неколико хомогених подручја, онда њихова специфична имена нису наведена. У овом случају је дат њихов заједнички назив. Формулација може бити: "Документи о организацији интеракције између шефова МО у борби против тероризма".
2. Ако се садржај односи на једну административно-територијалну јединицу, његово име је назначено у наслову.

Напредна

Ставке предмета у којима су укључени документи за планирање / извјештавање указују на период за који су састављени. Може бити четвртина, годину, пола године. У насловима случајева који се користе за синтезу хомогених докумената, имена последњих су наведена у множини. На пример: "Наруџбе за промоцију запослених у организацији".

Креирање волумена

У случајевима када се претпоставља да ће се случај формирати из неколико делова (на примјер, са значајном количином документације), генерални наслов се прије свега формулише, а затим (ако је потребно) имена за његове дијелове. Посљедње врши функцију рафинирања. На пример: "Напомене о услузи за 2015. годину", "Колумна 1. Сервисне напомене за прву половину 2015". У току формирања и регистровања комплекса докумената могу се навести заглавља. Истовремено, забрањено је укључити у њих поједностављене, неспецифичне формулације. Конкретно, коришћење таквих речи као што је "разно", "општа кореспонденција" и тако даље није дозвољено. Препоручује се да се избегне коришћење сложених обртаја и отварање речи.

Рационализација

Може се имплементирати на два начина:

1. У процесу формирања номенклатуре цјелокупне организације, наслови о случајевима, укључујући организационе и административне акте, завршавају на почетку листе. Надаље, у редоследу смањења важности назначене су имена за остале категорије (уговорне, планирање и извјештавање, итд.). Консолидација случајева у структури секција, као и додељивање последњих наслова, врши се узимајући у обзир врсту и функционалну повезаност аката унутар њих.
2. Када се формира консолидована листа, имена дивизија ће бити имена дивизија, на основу класификационих схема за које је састављена. Имена су уређена у складу са особљем.

Одређивање времена

Прелиминарно утврђивање периода је неопходно како би се обезбедила организација редовног праћења њиховог усаглашавања, благовремене корекције режима складиштења. На примјер, период се може мијењати од привременог до трајног ако постоје основе за то. Успостављање периода се врши у складу са информацијама о стандардној (одјељењској) листи докумената насталих током рада предузећа. Ако не постоји таква листа, користи се приближна / типска номенклатура. Одређивање периода складиштења може се вршити у договору са надлежним органима Федералног архива.

Додјељивање индекса

Ради се о брзој и непогрешивој идентификацији предмета, као и документима који су укључени у њих. Индекс је симбол, направљен са употребом арапских бројева. Може да укључи кодекс одељења уз додавање редоследног броја релевантног случаја (преко цртице). На примјер, рачуноводственом одјелу додељен је шифра 05. Годишњи извјештај је документ који отвара одјељак. Сходно томе, у случају који садржи овај акт, као саставни дио консолидоване листе, додјељује се индекс 05-01.