Потреба за документованих доказа о одлукама које је неопходно у ситуацијама у којима се колективно предузете. Најчешће се поправи ток догађаја се користи ову врсту података за снимање као и протокола о.
Реч "протокол" има неколико значења - то може да се инсталира и процедуре у одређеној ситуацији, и правилно дизајниран званични документ који садржи податке о секвенци током дискусије, расправе и одлучивања на састанцима, конференцијама и скуповима. Имајте на уму да он има неколико облика који се разликују у својој намени. Записник са састанка станара је документ нешто другачији категорија него, на пример, у извештају од истражних органа или другог надзорног органа.
Састанак сталног / привремене колегијално заједнице (одбору акционара, станара, Управни одбор) подлежу обавезном документацијом. У зависности од одлуке коју је председник организације или групе, записник може да се спроводи у потпуности (темељном запис говора, расправе, питања и одговори) или скраћеној форми. Као правило, током секретара заседања, односно друго одговорно лице води евиденцију о свему што се дешава, прикупља у вези материјале за учеснике, а затим их доводи у једном документу.
Што се тиче захтјева званичног папира, који су означени у државним стандардима који регулишу исправне политике. На пример, у записнику са састанка власника или станара представника других група и организација, поред назива документа и организације, датум догађаја и дневни ред морају да буду наведени подаци за председника, секретара, и присутних странака.
Резиме информација шеме гласи: Пусти - маде (и) - одлучио / договорено. Тачност сета података је парафиран потпис председника и секретара. Ако је потребно, учесници састанка могу се добити као потпуни примјерак записника, као и извод из било ког његовог дела.
Неке од нијанси података информационих је документ који одражава колективну становништва за састанке, који живе у стамбеним зградама. У том случају, састанак протокол власници кућа су водећи рачуна податке о форми догађаја (стварног окупљања људи или у одсуству гласања о дневном реду), стварну адресу и област, рекао је индивидуална објекта, број оних који су присутни и гласају припада њима.
Поред тога, обавезно апликација за документа је списак презимена учесника (или њихових представника), са бројем станова, у поседу. Ако је примљено је мишљење становника у одсуству, у додатном листу треба навести не само о људским података, али и своје одлуке о свим питањима на дневном реду. Такође, треба да садржи информације о документу, потврђује право на власништво или располагање на одређеној локацији у склопу куће, као и вољу сваког грађанина за ствари које су идентификоване у дневни ред јасних и прихваћених форми (слажете, не слажете, уздржава). Само под тим условом, становници Записници ће бити важеће.