Правила пословне кореспонденције путем е-маила. Пословно писмо: узорак. Како послати е-маил путем е-маила

Посљедњих десет година пословна преписка путем е-маила постала је огромна популарност и постала је један од главних начина пословне комуникације. Данас је тешко наћи особу која не би користила електронску пошту у пракси међуљудских комуникација. Упркос томе, многи људи данас се пита: како да пошаљем е-пошту путем е-поште како би се поштовала сва правила? Како да користите писмено писмо како бисте добили добар утисак на адресу о пошиљаоцу?

Овај чланак описује правила пословне кореспонденције путем е-поште, а практични савети представљени у чланку ће вам помоћи да сазнате исправну пословну комуникацију приликом састављања е-маил порука.

Многи започињу свој радни дан провером поштанског сандучета за нове поруке. Али, према великом жаљењу, упркос преваленцији овог начина размјене информација, многи не знају како правилно користити језик пословне кореспонденције, узимајући е-пошту за неформални начин комуникације.

Захваљујући брзини испоруке е-поште, е-пошта поједностављује размену важних званичних докумената, форми, апликација, али чак и овде људи праве грешке при слању писама. Веома често се дешава да приликом састављања е-поште приликом размене било које датотеке, адресари из неког разлога не компајлирају пратеће есеје и не уносе теме које могу компликовати рад примаоца. Сврха овог чланка је да одговори на питање: како послати писмо путем е-маила и поштовати сва правила пословне писане комуникације путем е-маила?

Приликом састављања е-поште морају се попунити сва поднесена поља

Правила пословне кореспонденције путем е-маила обавезују пошиљатеља слова да попуни сва поља која су наведена у е-маилу, као што су адреса и име примаоца и пошиљаоца слова. Обавезно опишите тему која кратко описује суштину послатог е-поште. Врло често, из исправно описане теме зависи судбина послатог слова и брзина рјешавања проблема који је наведен у њему. Пословна електронска пошта треба почети поздравом - овај једноставни приказ поштовања примаоца је веома важан у кореспонденцији. Након поздрава, текст који се зове "тело писма" треба да следи и на крају се остави потпис, на пример, "С поштовањем, Брисов Петр Ивановић".

Поздрав из пословне кореспонденције

У овом тренутку, вредно је ишчитати ваш фокус, јер је гест поштовања веома важан у било ком аспекту пословне комуникације. Оптимална фраза добродошлице је "Добар дан" или "Поздрав". Спровођење пословне кореспонденције путем е-маила ограничава пошиљатељу користећи фразе "Добро вече" или "Добро јутро", пошто прималац може читати писмо много касније него га примити. Такође није тачно користити у поздраву говорних израза који се користе у неформалној комуникацији.

После речи или фразе поздравите, треба се обратити примаоцу по имену и патронимиц, а у случају да име није познато пошиљаоцу, можете прескочити овај тренутак. Након поздравне речи, можете наставити са изјавом о сврси писма.

Приложене датотеке у пословној кореспонденцији путем е-маила

Ако је главна сврха писма не само писмени наратив и изјава о суштини ствари, већ и слање датотеке, боље је прво додати послани објекат. Често се дешава да су многи пошиљаоци, због непажње, који су изразили суштину питања у тексту писма, заборавили да приложе неопходне инвестиције. Такав немар може негативно утицати на пословну репутацију пошиљаоца пословног писма.

Адреса е-поште мора бити препознатљива и концизна

Правила пословне кореспонденције путем е-поште обавезују пошиљатељу да има препознатљиво електронско име, које мора садржати истиниту информацију о имену пошиљаоца. Врло не лаконични и глупи изгледају службена писма и адресе, када електронска адреса означава неформалне изразе или речи, на примјер, електронску адресу "лимон_петиа". Изгледа веома неодржив за одрасле особе. За обављање пословне кореспонденције, боље је направити посебну е-пошту и пратити етикету пословне кореспонденције путем е-маила.

Коришћење функције брзог одговора (одговора) како бисте одговорили на претходно примљене е-поруке

Функција Репли или Респонсе (у скраћеном облику изгледа као Ре :) помаже кориснику да брзо одговори на претходно послате поруке од пошиљаоца. Ова функција такође има универзалну прилику да прочита претходну кореспонденцију са саговорником за одређену тему. Али правила пословног преписка путем е-маила обавезују пошиљатеља да преименује предмет пословног писма, ако се током кореспонденције срж дискусије мења.

Пре слања пословног писма, треба да проверите грешке у правопису и интерпункцију

Е-маил поједностављује размену информација, али пословна преписка не смије занемарити правила руског језика, јер безбрижна грешка може утицати на ауторитет пошиљаоца. Пре него што пошаљете писмо, требало би да прегледате текст неколико пута и пажљиво га провјерите за опхографске и интерпункционалне грешке. Многи клијенти е-поште имају функцију провјеравања правописа, па обратите пажњу на речи упозорене црвеном линијом. Ако имате било каквих сумњи у исправност правописа, требало би да затражите помоћ на Интернету или проверите правопис помоћу слова за правопис.

Поље за одредиште мора бити попуњено на последњем месту

Да бисте избегли слање недовршених или неподаљених порука, адресу примаоца пословног писма треба унети у задњем тренутку пре слања. Ово правило је такође укључено у основе пословне кореспонденције путем е-маила. Дошло је до тога да када је поље за примаоца попуњено, е-маил може да понуди листу претходно коришћених примаоца, и овде би требало да усредсреде своју пажњу, како не би погрешно послали компилирано пословно писмо страном примаоцу.

Структурирање пословног писма

Правила структурирања текста се не примењују само на носиоце папира, већ и на правила пословне коресподенције путем е-маила. Није увек згодно да примаоц прочита велике количине текстуалних порука на екрану монитора. Да бисте поједноставили ову тачку, требало би да прекинете текст у логички генерисане мале ставке и да не дозволите компликоване реченице да буду написане у тексту пословних писама. Оптимална дужина једне реченице у пословном писму не би требало да буде више од петнаест речи.

Суштина пословног писма треба навести на основу заслуга

Поред предмета пословног писма, примаоц би требало да буде заинтересован за јасно наведено прву и другу реченицу главног текста. Задатак пошиљаоца је на почетку писма навести суштину проблема или питања на коју се обраћа примаоцу. Прва реченица треба да указује на сврху за коју се послао пословно писмо. Пример: "Обавештавамо вас да су услови обавезе из уговора бр. 45 од 02.01.2017. Године" О набавци расутих материјала "при крају. Да бисте обновили уговор, требало би да поднесете други пакет докумената. " Захваљујући овом циљу, прималац има прилику да продре у главну идеју пословног писма. Ако је текст слова превелики, боље је користити функцију везивања објекта као прилог у облику текстуалног документа, али са текстуалним пољем треба оставити пратећи есеј који осветљава пословно писмо. Пример: "Послали смо вам електронску копију писма компаније Макстрои ЛЛЦ за вашу референцу. Тражимо од вас да обавијестите своју одлуку о продужењу уговора бр. 45 од 02.01.2017. Године "О снабдевању отпадним материјалима" до времена наведеног у допису. "

На сваки пословни е-маил треба одговорити

Постоје негативни примјери пословне кореспонденције, када примаоц игнорише пословно писмо из било ког разлога. Понекад заиста постоје случајеви у којима се одговор не може дати због одређених ситуација, на примјер, временски период за рјешавање проблема може потрајати неколико дана или је примаоц у процесу размишљања и не може одмах одговорити на постављено питање. У овом случају, требало би да постоји кратак коментар о томе, на пример, "Здраво, Петар Ивановић. Примио сам ваше писмо, али до данас ми је тешко одговорити, пошто се морам консултовати са вишим руководством. Ја ћу пријавити проблем извршном директору наше компаније о вашем проблему и дати званични одговор до краја недеље. С поштовањем, менаџер продаје, Белов Иван Геннадиевич. "

Вриједно је запамтити да ако одговор не буде дат у року од три радна дана, тишина примаоца пословног писма може се оцијенити као игнорисање и одбијање комуникације с пошиљаоцем.

Приликом писања одговора на одговор на сва питања треба одговорити

Ако писмо упућено примаоцу има саслушавајући карактер, онда када се пише писмо потребно је дати одговоре на питања у редоследу који је присутан у примљеном тексту пословног писма. Ако су постављена питања, пошиљалац се нада да ће им примити одређене одговоре. Када састављате писмо, одговори се не би требали нумерисати, само треба рећи идеју. Да бисте одговорили на сва постављена питања, прво морате поново прочитати примљено пословно писмо неколико пута иу случају да има превише питања, боље је да их напишете одвојено да бисте спречили пролаз. Ако није могуће одговорити на нека од постављених питања, вриједи нагласити да у овом тренутку из неког разлога одговор не може бити дат.

Немојте злоупотријебити скраћенице, емоционални дизајн и велика слова

Постоје негативни примјери пословне кореспонденције, када их пошиљатељи разблажују, користећи неформалне знакове у виду осмеха. Њихова примена је популарна када комуницирају у друштвеним мрежама, али правила пословног преписка не прихватају такве манифестације емоција, јер прималац можда не зна своје правље значење и узима их за неразумљив скуп грешака између интерпункције.

Такође је неопходно одбити писање текста великим словима. На интернету, низ речи написаних великим словима назива се "вриштање фраза", а чешће такве фразе носе негативну боју. Прималац приликом читања електронског пословног писма може сматрати такав фонт негативним, што ће имати штетан утицај на перцепцију значења. У случају да је потребно нагласити важност било којег момента у пословном писму, боље је користити уводне ријечи, на примјер, "Имајте на уму да морате приложити пакет докумената за продужење уговора најкасније до 10.02.2017. Године" или "Имајте на уму да документи За продужење уговора треба доставити до 10.02.2017. "

Није потребно слати тајне податке путем е-маила

Да бисте пренели личне или поверљиве информације, боље је напустити е-пошту, пошто постоји опасност од пресретања од стране уљеза за употребу у сопственим плаћеничким сврхама. Такве информације могу укључивати: телефонске бројеве, лозинке банковних картица, личне банковне рачуне и сл. Важно је запамтити да се информације чувају на серверу поштанског посредника, ау случају хаковања може се украдити.

На крају писма мора бити потпис пошиљаоца

Као што је раније поменуто, свако писмо послато мора садржати посебан потпис. Често произвођачи поштанских сандучића уводе функцију блок сигнала, у коју можете уносити своје податке на место, име и контакт телефонски број. Након тога, овај блок ће бити аутоматски приказан на крају сваког слова, што ће поједноставити куцање. Важно је исправно направити потпис, тако да прималац може правилно одговорити на пошиљаоца приликом одговора на писмо. Пример потписа може изгледати овако: "С поштовањем, шеф продаје Николаи Петров, +79810000000".

Узимајући у обзир закључке, може се констатовати да за разумевање начина обављања пословне кореспонденције путем е-маила не морате научити додатне и сложене елементе. Потребно је само придржавати основних правила етикете и поштовати норме руског језика.